Sekretär in / Assistent in

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Job description

Das Max-Planck-Institut für Plasmaphysik (IPP) als ein Institut der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. ist mit rund 1.100 Mitarbeiter innen in Garching bei München und Greifswald das größte Zentrum für Fusionsforschung in Europa. Die Wissenschaftler innen untersuchen die physikalischen Grundlagen für ein Fusionskraftwerk, das - ähnlich wie die Sonne - Energie aus der Verschmelzung leichter Atomkerne gewinnt. Die Forschung vollzieht sich in sieben experimentellen und theoretischen Projekten, die darauf abzielen, die Kernfusion zu einer unerschöpflichen und sicheren Energiequelle der Zukunft zu entwickeln.

Das Max-Planck-Institut für Plasmaphysik in Garching sucht für die administrative Unterstützung des Betriebsrats eine n

Sekretär in / Assistent in

in Vollzeit (ggf. auch Teilzeit ab 80 % möglich).

Ihre Aufgaben

• Erste r Ansprechpartner in im Vorzimmer des Betriebsratsbüros: Sie sind die zentrale Anlaufstelle für alle Mitarbeitenden des Instituts und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Büro
• Planung und Koordination von Terminen und Veranstaltungen: Sie organisieren Termine, Betriebsversammlungen, Dienstreisen und Schulungen für das elfköpfige Betriebsratsgremium und stellen sicher, dass alles reibungslos verläuft
• Vor- und Nachbereitung von Betriebsratssitzungen: Sie bereiten die Sitzungen effizient vor und nach, sammeln notwendige Informationen und Unterschriften und helfen bei der Vorbereitung sonstiger Themen
• Erstellung von Präsentationen und Statistiken: Sie unterstützen die Betriebsratsarbeit durch die Erstellung von ansprechenden Präsentationen, des Betriebsrats-Newsletters und anderer Unterlagen
• Übernahme klassischer Büro- und Sekretariatsaufgaben: Zu Ihren Aufgaben gehören Telefon- und Postmanagement, Bestellung von Büromaterial, Krankmeldungen von Kolleg innen und die Ablage vertraulicher Unterlagen
• Unterstützung bei der Prozessoptimierung: Sie tragen aktiv zur kontinuierlichen Verbesserung der internen Prozesse bei und bringen Ihre Ideen ein

Das bringen Sie mit

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Fundierte Berufserfahrung im Assistenzbereich / Sekretariat
• Hervorragende Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• IT-Affinität und idealerweise Erfahrung mit modernen Bürokommunikationssystemen (z. B. Zoom, Webex)
• Kenntnisse im Betriebsverfassungsgesetz oder die Bereitschaft, sich in diesem Bereich weiterzubilden
• Deutschkenntnisse auf Muttersprachniveau und sehr gute Englischkenntnisse
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Hohe Sozialkompetenz, Kommunikationsstärke und Diskretion

Wir bieten

• Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit an einem der weltweit führenden Institute der Plasma- und Fusionsforschung
• Die Möglichkeit, eigenständig zu arbeiten und einen wichtigen Beitrag zur Wohlfühlatmosphäre unserer Gäste und Mitarbeiter innen zu leisten
• Ein kollegiales und unterstützendes Team
• Krisensicheren Arbeitsplatz
• 30 Tage Urlaubsanspruch, zusätzliche freie Tage an Heiligabend und Silvester (24.12. und 31.12.)
• Flexible Arbeitszeiten im Rahmen eines Gleitzeitsystems
• Regelmäßige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Betriebliche Altersvorsorge (VBL), vermögenswirksame Leistungen und andere übliche Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes (Bund)
• Eine eigene Kantine für die Mittagsversorgung
• Vielfältige Angebote für Mitarbeiter innen (z. B. Familienservice, betriebliches Gesundheitsmanagement, vergünstigte Ferienwohnungen)
• Kostenlose Parkplätze am Institutsgelände
• Vergünstigte Jobtickets (z. B. Deutschlandticket) mit einer direkten Anbindung an die U-Bahn

Die Stelle ist unbefristet. Die Vergütung erfolgt je nach Aufgabenübertragung und Qualifikation bis zur Entgeltgruppe 6 nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund).

Das IPP hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht. Das IPP will den Anteil von Frauen in den Bereichen erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Frauen werden deshalb ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben.

Informationen zum Umgang mit Ihren Daten und Ihre diesbezüglichen Rechte finden Sie auf unserer Webseite.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf Ihre vollständige Onlinebewerbung bis zum 13.10.2024.

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