Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement o. ä. (w/m/d) Teamassistenz für die Abteilung Mobile Raketenbasis

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Job description

Steigen Sie ein in die faszinierende Welt des Deutschen Zentrums für Luft- und Raumfahrt (DLR), um mit Forschung und Innovation die Zukunft mitzugestalten! Mit dem Know-how und der Neugier unserer 11.000 Mitarbeitenden aus 100 Nationen sowie unserer einzigartigen Infrastruktur bieten wir ein spannendes und inspirierendes Arbeitsumfeld. Gemeinsam entwickeln wir nachhaltige Technologien und tragen so zur Lösung globaler Herausforderungen bei. Möchten Sie diese große Zukunftsaufgabe mit uns zusammen angehen? Dann ist Ihr Platz bei uns!

Für unsere Einrichtung Raumflug betrieb und Astronauten training, Organisationseinheit Mobile Raketenbasis in Oberpfaffenhofen bei München suchen wir eine/n Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement o. ä. (w/m/d) Teamassistenz für die Abteilung Mobile Raketenbasis

Das erwartet Sie:

Die Mobile Raketenbasis (MORABA) führt Höhenforschungs raketenmissionen für wissenschaftliche Zwecke durch. Ziel ist die effiziente und kurzzeitige Bereitstellung von einzigartigen Forschungs möglichkeiten für die internationale Wissenschafts gemeinschaft, insbesondere in der Atmosphären-, Mikrogravitations- und Hyperschall forschung sowie der Astronomie.
Als Teamassistenz sind Sie für die administrative und organisatorische Betreuung der Dienstreisen und des Kampagnen betriebs vor, während und nach der Kampagne verantwortlich und werden das Team vor Ort (im Ausland) unterstützen.

Dazu werden Sie u. a. folgende Aufgaben übernehmen:

• Erstellung von Checklisten aus den Anforderungen des Flight-Requirement-Plans
• regelmäßige und eigenständige Rückkoppelung mit der zuständigen Projekt leitung zur Abfrage von Veränderungen im Ablauf zur Feststellung von notwendigen Anpassungen in der administrativen Umsetzung der Raketenstart kampagne
• tagesgenaue Ablaufplanung der Startkampagne mit der jeweiligen Projekt leitung
• persönliche Mitreise zur Raketenstart kampagne im Ausland
• Korrespondenz mit den internationalen Partnern zur Organisation von Missionen in englischer Sprache
• Koordination der Arbeitszeit- und Verfügbarkeitsplanung für die Missions leitung
• zentrale Ansprechperson für externe Teilnehmende sowie Organisation von Weiter- und Rückreisen
• Überwachung der Zahlungsvorgänge für externe Beauftragungen der Kampagnen
• grundsätzliche Büroaufgaben zur Organisation der Zusammenarbeit in der Abteilung und als Querschnittstätigkeit für alle Mitarbeitenden wie z. B. Organisation des Postwesens, Beschaffung von Büromaterial, organisatorische Vorbereitung von Besprechungen, Terminkoordination, Führen von Protokollen sowie Organisation von ein- oder mehrtägigen nationalen und internationalen Projektmeetings/ Symposien/ Konferenzen
• Aufbau, Pflege, Führung und Weiterentwicklung eines Dokumenten- und Ablagesystems für Papier- und elektronische Dokumente
• Erarbeitung eines Konzepts für den neuen inhaltlichen und strukturellen Aufbau eines Dokumenten management systems in Übereinstimmung mit den Vorgaben aus dem integrierten Management system der Einrichtung

Das erwarten wir von Ihnen:

• abgeschlossene (kaufmännische) Ausbildung (z. B. Büromanagement, Bürokommunikation, Bürokauffrau/ mann etc.) oder alternativ gleichwertige fachbezogene Kenntnisse und nachweisbare einschlägige Berufserfahrung
• gute Kenntnisse auf dem Gebiet der Assistenz im Leitungsbereich
• Kenntnisse im kaufmännischen Bereich z. B. in der Beschaffung von Büro material unter Einhaltung der geltenden DLR Regularien
• fundierte administrative und organisatorische Kenntnisse z. B. in der Vorbereitung von Besprechungen, der Terminplanung und überwachung etc.
• Kenntnisse in der Nutzung von Teamsites sowie interne Wiki Anwendungen
• sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office (z. B. Outlook, Word, PowerPoint und Excel)
• sehr gute Kenntnisse in Deutsch und gute Kenntnisse in Englisch (Wort und Schrift)
• Bereitschaft zu Dienstreisen (mehrwöchig), Organisationsgeschick, Verschwiegen heit und Loyalität, Kommunikations fähigkeit sowie Flexibilität
• idealerweise bringen Sie zusätzlich Kenntnisse über und Erfahrung in der Anwendung interner DLR Regularien bzgl. der Beantragung von z. B. Überstunden anträgen, Dienstreisen inkl. deren Abrechnung etc. und/oder Erfahrung in der Anwendung des internen Webpostkorbs und/oder Kenntnisse über die Organisations strukturen der Einrichtung mit
• selbstständige Arbeitsweise und gute Umgangsformen, Hands on-Mentalität und Teamfähigkeit mit sozialer Kompetenz

Unser Angebot:

Das DLR steht für Vielfalt, Wertschätzung und Gleichstellung aller Menschen. Wir fördern eigenverantwortliches Arbeiten und die individuelle Weiter entwicklung unserer Mitarbeitenden im persönlichen und beruflichen Umfeld. Dafür stehen Ihnen unsere zahlreichen Fort- und Weiterbildungs möglichkeiten zur Verfügung. Chancengerechtigkeit ist uns ein besonderes Anliegen, wir möchten daher insbesondere den Anteil von Frauen in der Wissenschaft und Führung erhöhen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen bevorzugen wir bei fachlicher Eignung.

Fachliche Fragen beantwortet Ihnen gerne Herr Dr. Rainer Kirchhartz telefonisch unter -1873 . Weitere Informationen zu dieser Position mit der Kennziffer 93546 sowie zur Vergütung und zum Bewerbungsweg finden Sie online .

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