Teamassistenz (m/w/d)

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Job description

Fachbereich Geowissenschaften - Institut für Geographische Wissenschaften
Katastrophenforschungsstelle (KFS)

Teamassistenz (m/w/d)

• mit 50%-Teilzeitbeschäftigung
• unbefristet
• Entgeltgruppe 8 TV-L FU
• Kennung: KFS_Ass_2024

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Teamassistenz (m/w/d) an der Krisen- und Katastrophenforschungsstelle an der Freien Universität Berlin. Die Krisen- und Katastrophenforschungsstelle (KFS) am Institut für Geographische Wissenschaften des Fachbereichs Geowissenschaften ist eine vornehmlich sozial- und geisteswissenschaftlich interdisziplinär und transdisziplinäre arbeitende Einrichtung. Ihre Arbeitsbereiche umfassen die sozialen, politischen und ökonomischen Konstruktions-, Entstehungs-, Verlaufs- und Bewältigungsbedingungen von Krisen und Katastrophen. Sie betreibt dazu sowohl Grundlagenforschung als auch anwendungsorientierte Forschung und Beratung.
Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf, Weiterbildung und Gesundheit sind uns wichtig (weitere Informationen unter: ). Zusätzlich bietet die Freie Universität Berlin ihren Beschäftigten viele weitere Vorteile, wie eine Zusatzversorgung (VBL), ein Jobticket, zahlreiche Angebote beim Hochschulsport, die Teilnahme an Austauschprogrammen sowie der grundsätzlichen Möglichkeit von flexiblen Arbeitszeitmodellen im Rahmen der geltenden Regelungen. Eine langfristige Beschäftigung wird ausdrücklich angestrebt. Der Dienstort ist Berlin.

Aufgabengebiet

Unterstützung der Forschungsgruppenleitung, insbesondere in der Organisation
Erledigung des allgemeinen Schriftverkehrs (am PC) mit fremdsprachlichen Anteilen (Englisch), Telefonate mit fremdsprachlichen Anteilen (Englisch), allgemeine Sekretariatstätigkeiten (z.B. Bestellwesen, Gästebetreuung), Betreuung ausländischer Gäste, Pflege des Webauftritts der Arbeitsgruppe, Protokollführung,
Vorbereitung und Organisation von Dienstreisen,
Veranstaltungs- und Kongressvorbereitung,
Finanz- und Personalkostencontrolling: Bewirtschaftung von Einnahmen und Ausgaben der Haushaltsmittel und Drittmittel der Forschungsgruppe
Personalsachbearbeitung für die Personalangelegenheiten der Forschungsgruppen Vorbereitung von Personalvorgängen (z. B. Einstellungen, Weiterbeschäftigungen), stellentechnische Verwaltung von Drittmittelstellen und Haushaltsstellen,
Mitwirkung bei Lehrplanung und -abrechnung,
Urlaubs- und Krankheitsvertretung anderer Verwaltungsstellen am Institut

Einstellungsvoraussetzungen

Abgeschlossene Berufsausbildung zur zum Verwaltungsfachangestellten und/oder dem Aufgabengebiet entsprechende Fachkenntnisse
Erwünscht:
Gute Kenntnisse universitärer Strukturen und Erfahrung in der Finanzverwaltung von Drittmittelprojekten sind von Vorteil
sicherer Umgang mit gängiger Bürosoftware (Office, Excel, Outlook etc.)
Organisationstalent und Selbständigkeit; hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit
Erfahrungen in der Führung und Organisation eines Sekretariats
Erfahrungen in der Finanzkoordination/Drittmittelverwaltung; hohe Dienstleistungsorientierung
gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift; persönliche Aufgeschlossenheit
Engagement und Flexibilität; gute Kommunikationsfähigkeiten und lösungsorientierte Arbeitsweise.
Bewerbungen sind mit aussagekräftigen Unterlagen unter Angabe der Kennung bis zum 28.10.2024 im Format PDF (vorzugsweise als ein Dokument) elektronisch per E-Mail zu richten an Herrn Prof. Dr. Martin Voss: oder per Post an die
Freie Universität Berlin
Fachbereich Geowissenschaften
Institut für Geographische Wissenschaften
Katastrophenforschungsstelle (KFS)
Herrn Prof. Dr. Martin Voss
Malteserstr. 74-100
Haus K, 12249 Berlin (Lankwitz)
Mit der Abgabe einer Onlinebewerbung geben Sie als Bewerber in Ihr Einverständnis, dass Ihre Daten elektronisch verarbeitet und gespeichert werden. Wir weisen darauf hin, dass bei ungeschützter Übersendung Ihrer Bewerbung auf elektronischem Wege von Seiten der Freien Universität Berlin keine Gewähr für die Sicherheit übermittelter persönlicher Daten übernommen werden kann.
Schwerbehinderte werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Die Freie Universität Berlin fordert Frauen sowie Personen mit Migrationsgeschichte ausdrücklich zur Bewerbung auf. Vorstellungskosten können von der Freien Universität Berlin leider nicht übernommen werden. Bewerbungsunterlagen werden nicht zurückgesandt. Bitte reichen Sie Ihre Unterlagen nur in Kopie ein.
Schwerbehinderte werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Die Freie Universität Berlin fordert Frauen sowie Personen mit Migrationsgeschichte ausdrücklich zur Bewerbung auf. Vorstellungskosten können von der Freien Universität Berlin leider nicht übernommen werden. Bewerbungsunterlagen werden nicht zurückgesandt. Bitte reichen Sie Ihre Unterlagen nur in Kopie ein.

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