Sachbearbeiterin / Sachbearbeiter (m/w/d) Beschaffung

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Job description

Arbeiten für Potsdam

vielseitig, flexibel, bürgernah

Potsdam ist lebenswert, familienfreundlich und vielfältig. Das spiegelt sich auch in der Verwaltung der brandenburgischen Landeshauptstadt wider. Mit mehr als 2.500 Beschäftigten sind wir eine der größten Arbeitgeberinnen der Region. Als kommunale Behörde halten wir die Stadt am Laufen und sind zuverlässige Dienstleisterin für die Einwohnerinnen und Einwohner. Gleichzeitig geben wir die Impulse für die Entwicklung der Stadt.

Potsdam wächst und damit auch die Aufgaben in der Verwaltung. Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für den Fachbereich Verwaltungsmanagement zur unbefristeten Anstellung in Vollzeit eine/einen

Sachbearbeiterin / Sachbearbeiter (m/w/d) Beschaffung

Kennziffer: 552.100.03

Ihre Aufgaben Operativer Einkauf

• Prüfen der Bedarfsanforderungen der Fachbereiche und Bedarfsstellen
• Ermitteln, Prüfen und Bündeln von Bedarfen und Auftragswertschätzung
• Recherchieren der zur Verfügung stehenden Rahmenvertragspartner bzw. Erkunden des Marktes und Vergleichen von Angeboten
• Bestellen, bedarfsorientiertes Disponieren und Sicherstellen der Materialverfügbarkeit
• Beraten der Fachbereiche und Bedarfsstellen in der Planung, Bestellung, Beschaffung und Abrechnung
• Gestalten und Umsetzen des Bundesprogrammes zur umweltfreundlichen öffentlichen Beschaffung

Unterstützung bei der Vorbereitung von Vergabeverfahren

UGVO Direktauftrag:

• Prüfen der Wertgrenze nach UGVO Direktauftrag
• Marktrecherche, Auftragswertschätzung und Angebotsabfrage
• Erstellen der vollständigen Vergabeakte UVGO Direktauftrag für die Vergabestelle

UGVO Vergabeverfahren nach DA Vergabe:

• Marktrecherche, Auftragswertschätzung und Empfehlung eines Bieterkreises
• Mitwirken bei der Erstellung der Leistungsbeschreibung und Vorbereiten von Vergabeakten
• Vorschlagen der Eignungs- und Zuschlagskriterien und deren Gewichtung
• Unterstützen bei der Verhandlung von Preisen, Zahlungs- und Lieferbedingungen

Allgemeine Tätigkeiten:

• Beobachten des Beschaffungsmarktes
• Prüfen von Rahmenvertragsnotwendigkeit bei wiederkehrenden gleichartigen Bedarfen

Vertragsmanagement

• Monitoring der Laufzeiten der Lieferantenverträge
• Planen der Ausschreibungszeiträume bei Erneuerung von auslaufenden Verträgen

Bearbeitung von Bedarfsmeldungen im Fachbereich Verwaltungsmanagement

• Prüfen eingehender Bedarfsmeldungen gemäß Zuständigkeit und Verantwortlichkeit
• Erfassen, Prüfen und Zuteilen der eingehenden Arbeitsaufträge an die jeweiligen Bereiche

Interne und externe Rechnungsbearbeitung und Stammdatenpflege

• Prüfen von Eingangsrechnungen und Kontierungen
• Reklamieren von Rechnungen und Erstellen der internen Leistungsverrechnung
• Pflegen der Stammdaten im Vertragsmanagement, in den Onlineportalen, der Verwaltungssoftware und in der Abrechnungssoftware für die innere Leistungsverrechnung

Ihr Profil

• Abgeschlossene Berufsausbildung in einem verwaltenden oder verwaltungsnahen Beruf (bspw. Fachangestellte/Fachangestellter für Bürokommunikation, Bürokauffrau/Bürokaufmann, Rechtsanwaltsfachangestellte/Rechtsanwaltsfachangestellter, Hotelfachfrau/Hotelfachmann oder Verwaltungsfachangestellte/Verwaltungsfachangestellter) oder vergleichbar
• Ausgeprägte Affinität zum wirtschaftlichen Denken und Handeln
• Kenntnisse und Erfahrungen in der Verwaltungsarbeit
• Hohe Dienstleistungsorientierung, Kommunikations- und Kooperationskompetenz sowie Verhandlungsfähigkeit

Unser Angebot

• Ein attraktives Gehaltspaket in der Entgeltgruppe E 7 mit einem Bruttomonatsgehalt von 3.095,23 € - 3.614,47 € gemäß des Tarifvertrages TVöD-VKA in Abhängigkeit von der beruflichen Vorerfahrung
• Eine jährliche Sonderzahlung sowie eine Prämie nach den Regelungen unseres Tarifvertrages, betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen und monatliche Bezuschussung eines ViP-Firmentickets in Höhe des Tarifgebiets Potsdam AB
• Ein sicherer Arbeitsplatz in einer wachsenden Stadt
• Arbeiten, wie es zum Leben passt: Flexibel mit unserer Gleitzeitregelung und einer 39-Stunden-Woche
• Bis zu 50 % Mobile Work
• Optimale Balance zwischen Arbeit und Privatleben mit 30 Tagen Jahresurlaub, zusätzlich bezahlt frei am 24.12. und 31.12. sowie ein PLUS an Freizeit durch Entgeltumwandlung in zusätzliche Urlaubstage
• Individuelle Fortbildungsmöglichkeiten durch ein vielfältiges Weiterbildungsangebot

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Wenn Sie sich mit Ihren Erfahrungen, Ihrer Kompetenz und Ihrem Engagement für unsere Landeshauptstadt Potsdam einbringen wollen, dann bewerben Sie sich bitte bis zum 03.12.2024 online über unser Karriereportal.

Mehr Informationen finden Sie auch im Internet unter:

Die Beschäftigung in Teilzeit ist unter Berücksichtigung dienstlicher Erfordernisse grundsätzlich möglich. Die Landeshauptstadt Potsdam fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeitenden. Diese Stelle ist gleichermaßen für jedes Geschlecht geeignet. Wir begrüßen deshalb Bewerbungen von allen Interessierten, unabhängig von deren kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Potsdam als weltoffene Stadt hat ein Interesse an Bewerbungen von Menschen mit interkultureller Kompetenz.

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