Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement o. ä. (w/m/d) Organisations-, Informations- und allgemeine Sekretariatsaufgaben für die wissenschaftlichen Abteilungen des Instituts

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Job description

Steigen Sie ein in die faszinierende Welt des Deutschen Zentrums für Luft- und Raumfahrt (DLR), um mit Forschung und Innovation die Zukunft mitzugestalten! Mit dem Know-how und der Neugier unserer 11.000 Mitarbeitenden aus 100 Nationen sowie unserer einzigartigen Infrastruktur bieten wir ein spannendes und inspirierendes Arbeitsumfeld. Gemeinsam entwickeln wir nachhaltige Technologien und tragen so zur Lösung globaler Herausforderungen bei. Möchten Sie diese große Zukunftsaufgabe mit uns zusammen angehen? Dann ist Ihr Platz bei uns!

Für unser Institut für Instandhaltung und Modifikation in Hamburg suchen wir eine/n Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement o. ä. (w/m/d) Organisations-, Informations- und allgemeine Sekretariats aufgaben für die wissenschaftlichen Abteilungen des Instituts

Das erwartet Sie:

Das Institut für Instandhaltung und Modifikation des DLR erforscht und entwickelt neuartige Diagnose-, Wartungs- und Modifikations technologien, um den Betrieb von Luft fahrzeugen durch eine vorausschauende und bedarfs orientierte Instandhaltung effizienter zu gestalten. Gegründet im Jahr 2017, handelt es sich um ein junges Institut im Wachstum. Gegenwärtig forschen mehr als 65 Mitarbeitende in drei Abteilungen.

Um unser Leitungsteam bestmöglich zu unterstützen, suchen wir für den Standort Hamburg Finkenwerder zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz der wissenschaftlichen Abteilungsleitungen. Wir richten uns an dynamische und teamfähige Persönlichkeiten mit Berufs erfahrung, fundierten Organisations fähigkeiten sowie einem sehr hohen Maß an Kunden- und Serviceorientierung.

Ihre Aufgaben im Detail:

• Bearbeitung von administrativen Vorgängen, z. B. im Bereich Personalwesen, Beschaffung und Rechnungsprüfung
• erste Anlaufstelle für Mitarbeitende bei allgemeinen administrativen und anderen infrastrukturellen Fragestellungen
• allgemeine Sekretariatstätigkeiten, inkl. Betreuung von Gästen
• Koordination der Regel kommunikation zu internen und externen Schnittstellen
• Veranstaltungs management, insbesondere Recherche und Planung
• Dienstreisemanagement
• Aufbau, Weiterentwicklung und Pflege von Dokumentenarchiven
• deutsch- und englischsprachige mündliche und schriftliche Kommunikation
• partnerschaftliche Zusammenarbeit mit der Assistenz der Institutsleitung

Durch Ihre eigenverantwortliche Aufgabe tragen Sie direkt zur Weiterentwicklung des Instituts und zum Erfolg unserer Projekte bei. Gelebte Kollegialität und eine wertschätzende Arbeitsatmosphäre sind bei uns nicht nur Schlagworte. Eingebettet in das Team Zentrale Institutsaufgaben haben Sie starke Ansprechpartner an Ihrer Seite und sind für die Abteilungsleitungen der Fels in der Brandung.

Das erwarten wir von Ihnen:

• abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung als Kaufmann/ frau für Büromanagement, Industrie kaufmann/ frau oder einer vergleichbaren, für die Tätigkeit relevanten Berufsausbildung
• alternativ einschlägige Fachkenntnisse und praktische mehrjährige Berufserfahrung in der Abwicklung von Büroprozessen bzw. im administrativen kaufmännischen Bereich
• Erfahrungen als Projekt- und Teamassistenz und in der Abwicklung von Büroprozessen
• Erfahrung und Kenntnisse im Umgang mit IT Anwendungen, insbesondere SAP
• anwendungssicherer Umgang mit Microsoft-Office-Standard anwendungen (Outlook, Word, Access, Excel)
• gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift
• sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift
• Kenntnisse in der Organisation, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen (Grundkenntnisse Bundesreisekostenrecht)
• Kenntnisse in der Organisation und Strukturierung von Veranstaltungen und Meetings
• Kenntnisse in der Geräte wirtschaft/ Inventur
• Grundkenntnisse in der digitalisierten Beschaffung von Waren und Leistungen
• Kenntnisse in der Dokumenten archivierung
• Erfahrung in der Pflege/ im Aufbau von Sharepoint
• ausgeprägte Teamfähigkeit und Eignung zur Zusammenarbeit in multinationalen Teams von Vorteil

Unser Angebot:

Das DLR steht für Vielfalt, Wertschätzung und Gleichstellung aller Menschen. Wir fördern eigenverantwortliches Arbeiten und die individuelle Weiter entwicklung unserer Mitarbeitenden im persönlichen und beruflichen Umfeld. Dafür stehen Ihnen unsere zahlreichen Fort- und Weiterbildungs möglichkeiten zur Verfügung. Chancengerechtigkeit ist uns ein besonderes Anliegen, wir möchten daher insbesondere den Anteil von Frauen in der Wissenschaft und Führung erhöhen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen bevorzugen wir bei fachlicher Eignung.

Fachliche Fragen beantwortet Ihnen gerne Frau Birte Horstmann telefonisch unter -104 . Weitere Informationen zu dieser Position mit der Kennziffer 97270 sowie zur Vergütung und zum Bewerbungsweg finden Sie online .

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