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Assistenz (w/m/d) für den Bürgermeister

hiring now
New job

Magistrat der Stadt Dreieich

2024-09-22 23:33:42

Job location Dreieich, Hessen, Germany

Job type: fulltime

Job industry: Other

Job description

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir eine

Assistenz (w/m/d) für den Bürgermeister
- in Vollzeit - Das bieten wir
  • Eine interessante, abwechslungsreiche Aufgabe mit angemessenem Gestaltungsspielraum
    und vielen persönlichen Kontakten
  • Eine unbefristete Stelle in Vollzeit
  • Vergütung nach Entgeltgruppe 9 a TVöD
  • 30 Tage Jahresurlaub plus 24. und 31. Dezember frei
  • Attraktive Leistungen des öffentlichen Dienstes, wie betriebliche Altersvorsorge,
    Sonderzahlungen und die Möglichkeit von Bildungsurlaub
  • Individuell gestaltbare Qualifizierungsmöglichkeiten
  • Kostenfreies Premium-Jobticket für das gesamte RMW-Gebiet
Ihre Aufgaben
  • Selbstständige Koordination von internen und externen Besuchen, des Terminkalender
    und der Wiedervorlage
  • Telefonische/schriftliche Vereinbarung von Gesprächs- und Sitzungsterminen
  • Vorbereitung und Abwicklung von interner und externer Korrespondenz, Berichten und Präsentationen
  • Selbstständige Aktenführung, Pflege von Adressdateien zur Erstellung von Einladungen oder Karten
    in Form von Serienbriefen
  • Organisation von Dienstreisen
  • Vor- und Nachbereitung von Unterlagen für Sitzungen bzw. Besprechungen
    sowie das Arrangieren der internen Sitzungen und Sitzungsräume
  • Entgegennahme, Erstbearbeitung und Weiterleitung bzw. abschließende Bearbeitung eingehender interner und externer persönlicher, telefonischer, elektronischer oder schriftlicher Anfragen sowie Versand elektronischer und schriftlicher Informationen
  • Eigenständige Klärung von Sachverhalten mit dem Ersten Stadtrat, den Fachbereichs- bzw.
    Referatsleitungen, Mitarbeitenden, Bürgerinnen und Bürgern, Verbänden, Firmen, der Presse
    sowie anderen Behörden und politischen Parteien
  • Besorgung und Abrechnung von Präsenten
  • Mitarbeit bei speziell zugewiesenen Sonderaufgaben
Das erwarten wir
  • Sie haben eine abgeschlossene Ausbildung als Rechtsanwaltsfachangestellte, Verwaltungsfachangestellte, Office-Managerin (w/m/d) oder vergleichbar und
    haben Erfahrungen im Sekretariat, bevorzugt Chefsekretariat
  • Für die Aufgabenwahrnehmung werden grundlegende Kenntnisse kommunaler und
    politscher Strukturen benötigt
  • Ein hohes Maß an fachlicher Kompetenz, Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit
    sowie ausgesprochenes Organisationstalent und Teamfähigkeit
  • Absolute Vertrauenswürdigkeit und Verantwortungsbewusstsein wird aufgrund
    der Aufgabenstellung vorausgesetzt
  • Überdurchschnittliches Engagement, Belastbarkeit, Flexibilität und gutes Durchsetzungsvermögen
  • Sehr gute Kenntnisse der MS-Office Programme, speziell in Outlook
  • Ein freundliches und gepflegtes Auftreten
  • Ortskenntnisse sind von Vorteil
  • Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
  • Bereitschaft zu Arbeitszeiten auch in den Abendstunden und an Wochenenden (in Einzelfällen)

Der Weg zu uns
Bitte bewerben Sie sich online bis 8. September 2024

Ansprechpartner:
Frau Christiane Adler -500
Herr Thomas Neuwirth -555

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