Assistent - Sekretariat, Büromanagement (m/w/d)

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Job description

Forschung für eine Gesellschaft im Wandel: Das ist unser Antrieb im Forschungszentrum Jülich. Als Mitglied der Helmholtz-Gemeinschaft stellen wir uns großen gesellschaftlichen Herausforderungen unserer Zeit und erforschen Optionen für die digitalisierte Gesellschaft, ein klimaschonendes Energiesystem und ressourcenschützendes Wirtschaften. Arbeiten Sie gemeinsam mit rund 7.400 Kolleg:innen in einem der größten Forschungszentren Europas und gestalten Sie den Wandel mit uns! Das IBG-4 bearbeitet und entwickelt Methoden und Algorithmen, um ein grundlegendes Verständnis von hochdimensionalen Daten und Prozessen in der Bioökonomie / in den Lebenswissenschaften zu erzielen und um die biologischen Funktionen von Molekülen / Enzymen anhand ihrer Strukturen zu verstehen, vorherzusagen und für industrielle und pharmazeutische Anwendungen zu optimieren. Die Bioinformatik am Forschungszentrum Jülich spielt eine führende Rolle auf nationaler und internationaler Ebene im Bereich der omics- / datenbasierten Bioinformatik und im Bereich der strukturbasierten Bioinformatik. Wir bieten zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine abwechslungsreiche Position als Administrative:r Assistent:in im Sekretariat (w/m/d) Unterstützung bei administrativen Aufgaben (Vor- und Nachbearbeitung von Dienstreisen sowie Terminplanung, -überwachung und -vorbereitung) Effektive Aufbereitung und Weiterleitung von eingehenden Anfragen und Informationen Organisation von Veranstaltungen des Institutsbereichs und Vorbereitung entsprechender Unterlagen sowie Betreuung von nationalen und internationalen Gästen Unterstützung bei der Erstellung von Protokollen Führung und Pflege der Veröffentlichungslisten des Institutsbereichs Verteilung der Eingangspost Einkauf von Büromaterial in Zusammenarbeit mit dem internen Einkauf Wünschenswert ist eine mit guten Ergebnissen abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung, beispielsweise als Kaufmann:Kauffrau (w/m/d) für Büromanagement Fundierte Erfahrung in der selbstständigen Übernahme von Sekretariats- und Administrationsaufgaben Sicherer Umgang mit dem PC (Microsoft-Office-Programme etc.) Sehr gutes mündliches und schriftliches Kommunikationsvermögen in deutscher und englischer Sprache Eine stark ausgeprägte Fähigkeit zur kooperativen Zusammenarbeit Sehr sorgfältiger Arbeitsstil, eine strukturierte und systematische Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Selbstständigkeit, Belastbarkeit, Flexibilität und Leistungsbereitschaft Vertrauenswürdigkeit sowie verbindliche Umgangsformen Wir arbeiten an hochaktuellen gesellschaftlich relevanten Themen und bieten Ihnen die Möglichkeit, den Wandel aktiv mitzugestalten! Wir unterstützen Sie in Ihrer Arbeit durch: Umfassende Trainingsangebote und individuelle Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung Ein umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement Optimale Voraussetzungen zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben sowie eine familienbewusste Unternehmenspolitik Die Möglichkeit zum (orts-)flexiblen Arbeiten, z. B. im Homeoffice Eine Teilzeittätigkeit mit 19,5 Wochenstunden und eine flexible Arbeitszeitgestaltung 30 Tage Urlaub (in Abhängigkeit vom gewählten Arbeitszeitmodell) sowie alle Brückentage und zwischen Weihnachten und Neujahr immer dienstfrei Neben spannenden Aufgaben und einem kollegialen Miteinander bieten wir Ihnen noch viel mehr: Wir bieten Ihnen eine spannende und abwechslungsreiche Aufgabe in einem internationalen und interdisziplinären Arbeitsumfeld. Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet mit der Möglichkeit einer längerfristigen Perspektive. Vergütung und Sozialleistungen erfolgen in Abhängigkeit von den vorhandenen Qualifikationen und je nach Aufgabenübertragung im Bereich der Entgeltgruppe 3-6 nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-Bund). Alle Informationen zum TVöD-Bund finden Sie auf der Seite des BMI: Die monatlichen Entgelte in Euro entnehmen Sie bitte dort der Seite 66 des PDF-Downloads.

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