Sachbearbeiter innen (w/m/d) Vorzimmer Dezernat II/III

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Job description

Sachbearbeiter innen (w/m/d) Vorzimmer Dezernat II/III Stadt Norderstedt Norderstedt

Art: Vollzeit

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Als lebendige und innovative Stadt mit rund 80.000 Menschen ist Norderstedt ein angenehmes Wohn- und Lebensumfeld. Verkehrsgünstig zwischen Nord- und Ostsee, mit einer direkten Verbindung in die Hamburger Innenstadt und mit allen weiterführenden Schulen am Ort - Norderstedt bietet ein vielfältiges, kulturelles Leben.

Folgende Stellen sind zum 01.03.2025 oder später zu besetzen:

Sachbearbeiter innen (w/m/d) Vorzimmer Dezernat II/III

39 Std./Woche, Entgeltgruppe 9 a TVöD

Ihr Profil:

• Abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten (w/m/d)

oder

• Abgeschlossene Ausbildung zur/zum Kauffrau/Kaufmann (w/m/d) für Bürokommunikation oder vergleichbare dreijährige Ausbildung
• Berufserfahrung im Bereich Vorzimmer/Sekretariat wünschenswert

Wichtige Kompetenzen:

• Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Schnelle Auffassungsgabe bei komplexen Sachverhalten
• Grundkenntnisse im schleswig-holsteinischen Kommunalrecht
• Grundkenntnisse in der Ablauforganisation einer öffentlichen Verwaltung

Organisationsfähigkeit:

• Ausgeprägtes Organisationstalent
• Vorausschauende Planung und Organisation des Büroalltags
• Fähigkeit, Termine und Meetings effizient zu koordinieren
• Planung und Begleitung von Veranstaltungen
• Ausgeprägte Fähigkeit zur Priorisierung

Kommunikationsfähigkeit:

• Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksweise
• Fähigkeit zur Kommunikation mit verschiedenen Interessengruppen (z. B. Behörden, Bauherr innen, Architekt innen)

Diskretion:

• Hohe Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Absolute Loyalität gegenüber dem Dezernenten/der Dezernentin und Verschwiegenheit

Selbstständigkeit und strukturiertes Arbeiten:

• Fähigkeit zur selbstständigen Organisation von Arbeitsabläufen
• Umsichtige und gewissenhafte Arbeitsweise
• Beherrschung systematisierter und strukturierter Arbeitsmethoden

Soziale Kompetenzen:

• Hohes Maß an Aufgeschlossenheit und positiver Ausstrahlung
• Teamfähigkeit und ausgeprägte zwischenmenschliche Fähigkeiten
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an wechselnde Anforderungen
• Bereitschaft, in Vertretungsfällen Aufgaben der Vorzimmer der Oberbürgermeisterin und der Sozialdezernentin/des Baudezernenten zu übernehmen
• Ansprechpartner in, "gute Seele" und Verbindungsstelle des Dezernenten/der Dezernentin zu den Amtsleitern/Amtsleiterinnen der jeweiligen Dezernate

Ihr zukünftiger Aufgabenbereich:

• Organisatorische Unterstützung des Ersten Stadtrats/Baudezernenten bzw. der Zweiten Stadträtin/Sozialdezernentin in administrativen und strategischen Angelegenheiten
• Leitung und Betreuung von Besuchern und Gästen des jeweiligen Dezernats
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Terminen, Sitzungen und Tagungen
• Schriftliche und telefonische Korrespondenz
• Büroorganisation einschließlich Abwicklung von Dienstreisen
• Verwaltung des Bürobedarfs und Bestellung von Materialien
• Bearbeitung von Post und E-Mails
• Aktenführung im Dokumentenmanagementsystem
• Erstellung, Pflege und Ablage von Dokumenten
• Vorbereitung von Präsentationen und Berichten
• Ansprechpartner in bei internen und externen Anfragen
• Telefonischer und schriftlicher Kontakt mit Kund innen, Partner innen und Kolleg innen
• Planung und Buchung von Dienstreisen inkl. Erstellung von Reiseabrechnungen

Wir bieten Ihnen:

• Zuschüsse für ÖPNV oder Fahrradleasing
• Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Fortbildung und Weiterqualifizierung
• Flexible Arbeitszeitregelungen
• Gute Ausbildungsmöglichkeiten
• Tarifgerechte Bezahlung
• Chancengleichheit und Integration
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf

Kontakt

hre Bewerbung senden Sie bitte bis zum 06.12.2024 über das Online-Bewerberportal der Stadt Norderstedt.

Sie haben Fragen oder benötigen Unterstützung? Dann helfen wir Ihnen gerne unter Angabe der Kennziffer 0.06 oder 0.07 weiter.

Stadt Norderstedt

Allgemeine Auskünfte erteilt:
Jasmin Simon (Fachbereich Personal), Telefon: -642

Fachbezogene Auskünfte erteilt:
Dr. Christoph Magazowski (Erster Stadtrat), Tel. -213
Kathrin Rösel (Zweite Stadträtin), Tel. -162

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Auf die Teilbarkeit der Stelle wird hingewiesen.

Vorsorglich wird darauf hingewiesen, dass Reisekosten für die Teilnahme am Vorstellungsgespräch nicht erstattet werden.

Informationen über die Stadt Norderstedt als Arbeitgeberin sowie über die Verarbeitung und Aufbewahrung Ihrer Daten (Datenschutzerklärung nach der DSGVO) finden Sie unter

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