Bestuurssecretaresse

---

Job description

Bedrijfsomschrijving

Werken bij de SED

De SED is volop in beweging en in ontwikkeling! Samen met ongeveer 450 collega's werken we voor de gemeenten Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland. Drie gemeentebesturen, ondersteund door één krachtige organisatie. We spelen in op de veranderingen in de samenleving en werken samen continu aan een prettige, schone, hele en veilige woon-, werk en leefomgeving.

Waar kom je terecht?

Je gaat deel uitmaken van het bestuurssecretariaat, onderdeel van de afdeling Facilitair en Secretariaat binnen het domein Bedrijfsvoering. Op deze afdeling 25 collega's. Samen zorgen zij voor de facilitaire en secretariële ondersteuning van zowel de SED organisatie als die van de drie verschillende gemeenten.

Functieomschrijving

De SED organisatie biedt jou de kans om binnen het bestuurssecretariaat voor het college van Enkhuizen aan de slag te gaan. Als onderdeel van een duo ben je hun steun en toeverlaat. Er is geen dag hetzelfde en je bent op de hoogte van wat er speelt binnen de gemeente en het lokale bestuur.

Wat ga je doen?

Als bestuurssecretaresse ondersteun je, samen met je duo-collega, de burgemeester, wethouders en gemeentesecretaris van de gemeente Enkhuizen. Je wordt verantwoordelijk voor een breed scala aan interessante en uitdagende taken, zoals:

• Het opstellen van de agenda voor de collegevergaderingen en afwerken van de besluitvorming die daaruit voortkomt;
• Het beheren van de agenda's en ervoor zorgen dat alle afspraken en vergaderingen soepel verlopen;
• Het organiseren van bijeenkomsten met bestuurders uit de regio waarbij wordt afgestemd met collega secretariaten over deze complexe agenda's;
• Het coördineren van interne en externe communicatie, het beantwoorden van telefoongesprekken en het afhandelen van correspondentie;
• Het organiseren van vergaderingen, evenementen en officiële ontvangsten, waarbij je ervoor zorgt dat alles tot in de puntjes is geregeld;
• Het beheren van vertrouwelijke informatie met de hoogste mate van discretie en professionaliteit;
• Het uitvoeren van algemene administratieve taken.

Binnen het bestuurssecretariaat wordt ook een aantal jaarlijks terugkerende projectmatige taken opgepakt. Je moet daarbij denken aan de gemeentelijke- en koninklijke onderscheidingen, de 4 mei herdenking en de veteranendag.

Functie-eisen

Je bent een ervaren assertieve topondersteuner die snel kan schakelen en veel werk aan kan zonder overzicht te verliezen. Je communiceert makkelijk, zodat het werk op rolletjes loopt. Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en denk proactief mee en vooruit. Jij laat je niet snel gek maken. Plannen, organiseren en complex agendabeheer is jou niet vreemd en je ziet het dan ook iedere keer weer als een uitdaging.

• Je hebt al een aantal jaar ervaring als secretaresse of persoonlijk assistent, bij voorkeur binnen een politieke of bestuurlijke omgeving;
• Je hebt minimaal een afgeronde mbo-opleiding, in de richting van secretarieel management of office management;
• Natuurlijk ben je zeer digitaal vaardig en heb je uitgebreide kennis van Microsoft Office en andere relevante softwaretoepassingen.

Arbeidsvoorwaarden

Gemeente CAO: schaal 8 Max 4.297 euro bruto per maand obv 36 uur

Inzet: 24 uur per week

Startdatum: gewenst 11 november 2024 (of in overleg);

Opdracht voor de duur van 3-4 maanden met kans op verlenging;

Graag een motivatie bij het cv voegen

<!– job description page –>