Coördinator bedrijfsvoering en secretaris bij TU Delft

---

Job description

Ben jij een (organisatie)sensitieve en proactieve secretaris met ervaring als leidinggevende? Lijkt het jou leuk om in jouw werk secretaris- en bedrijfsvoeringstaken te combineren? En wil jij indirect een bijdrage leveren aan de energietransitie?

Functieomschrijving

Als coördinator bedrijfsvoering en secretaris van de afdeling Electrical Sustainable Energy binnen de faculteit Elektrotechniek, Wiskunde en Informatie (EWI) zorg je voor een soepele en effectieve organisatie van de afdeling. Zo kunnen de afdelingsvoorzitter, die de dagelijkse leiding heeft, en de MT-leden op jou rekenen als het gaat om het optimaliseren van het bestuur van de afdeling en de ontwikkeling en implementatie van de afdelingsstrategie. Je rapporteert in deze functie hiërarchisch aan de afdelingsvoorzitter van de afdeling Electrical Sustainable Energy en functioneel aan de faculteitssecretaris van de faculteit EWI.

De afdeling Electric Sustainable Energy is een van de drie elektrotechniek-afdelingen binnen de faculteit Elektrotechniek, Wiskunde en Informatica van de TU Delft. De afdeling vormt met zo'n 200 collega's, waaronder wetenschappelijk en ondersteunend personeel en junior onderzoekers, een snel ontwikkelende, diverse en inclusieve afdeling. De afdeling werkt aan duurzame elektriciteit en hoe deze in het energiesysteem kan worden geïntegreerd. De sfeer op de afdeling is informeel en collegiaal.

Belangrijkste werkzaamheden:

• Je help, samen met collega's van financiën, bij het maken van de jaarlijkse begroting. Je coördineert en faciliteert de jaarlijkse budgetcyclus en zorgt voor het tijdig verstrekken van managementinformatie;
• Je geeft leiding aan de management ondersteuners van de afdeling (een team van 4 personen) en bent het eerste aanspreekpunt voor collega's bij onder meer HR, Finance- en huisvestingszaken;
• Je coördineert bijvoorbeeld HR-procedures, zoals (her)benoemingen en promoties van personeel en monitort de interne financiële realisatie van projecten;
• Je stelt de agenda voor het MT-overleg op en bereidt onder meer audits en onderzoeksvisitaties procesmatig voor;
• Je coördineert afdelingsevenementen en projecten en helpt bij het opstellen van programma's voor externe bezoekers. Soms pak je in overleg ook taken op facultair of universitair niveau op;
• Je werkt nauw samen met de facultaire ondersteunende afdelingen, zoals Financiën, HR, Onderwijs en Studentenzaken, Communicatie, Campus en Vastgoed, en Facility Management;
• Je schakelt regelmatig met je collega afdelingssecretarissen van de andere EWI elektrotechniek afdelingen en heb ook contact met de afdelingssecretarissen van de andere EWI clusters (Wiskunde en Informatica).

Werken bij TU Delft

De TU Delft heeft een sterk fundament. Als bouwer van de wereldberoemde Nederlandse waterwerken en pionier in biotech is TU Delft een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en digitale maatschappij aan te gaan. Generaties Delftse ingenieurs hebben bewezen ondernemende probleemoplossers te zijn in bedrijfsleven en in sociale context.

De faculteit Elektrotechniek, Wiskunde en Informatica (EWI) verenigt drie wetenschappelijke disciplines. Samen versterken ze elkaar en zijn ze de drijvende kracht achter de technologie die we allemaal in ons dagelijks leven gebruiken. Technologie zoals het elektriciteitsnet, dat duurzaam en toekomstbestendig wordt gemaakt door de faculteit EWI. Tegelijkertijd worden de chips en sensoren van de toekomst ontwikkeld, en wordt de basis gelegd voor de softwaretechnologieën die op deze nieuwe generatie apparatuur gaan draaien - waaronder natuurlijk AI.

Ondertussen verlegt de TU Delft de grenzen van de toegepaste wiskunde, bijvoorbeeld door ziekteprocessen in kaart te brengen met informatie over individuele cellen en door met wiskunde gigantische aswolken na een vulkaanuitbarsting te simuleren. Met andere woorden: op de faculteit is volop ruimte voor baanbrekend onderzoek. De TU Delft leidt innovatieve ingenieurs op en beschikt over uitstekende laboratoria en faciliteiten die de internationale positie onderstrepen. In totaal werken en studeren meer dan 1000 medewerkers en meer dan 4000 studenten in deze innovatieve omgeving.

Functie-eisen

• WO werk- en denkniveau en bij voorkeur werkervaring in een universitaire omgeving, of een andere bestuurlijk complexe organisatie;
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden, in het Nederlands en het Engels;
• De vaardigheid om om te kunnen gaan met mensen met verschillende karakters en uiteenlopende achtergronden;
• Een zelfstandige werkhouding, denken in oplossingen, maar ook weten wanneer het beter is om nee te zeggen;
• Snel en probleemloos tussen verschillende werkzaamheden kunnen schakelen;
• Voelt aan hoe je in een grote complexe organisatie, bestuurlijk-strategische zaken het beste kunt aanpakken om de voortgang te borgen en weerstand te voorkomen;
• Affiniteit met financiën.

Arbeidsvoorwaarden

• Een contract van 1 jaar met uitzicht op een vast dienstverband;
• Een salaris dat is gebaseerd op schaal 11-12 van de CAO Nederlandse Universiteiten met een minimum van € 4.492 en een maximum van € 6.986 bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8%;
• vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP;
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen;
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen;
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma;
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen;
• De optie om deels vanuit huis te werken;
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof;
• Korting bij zorgverzekeraars

Geïnteresseerd?

De werving- en selectieprocedure wordt verzorgd door Secretarius. Als jij vindt dat deze functie bij je past, nodigen we je van harte uit om te solliciteren: ongeacht je leeftijd, gender, culturele achtergrond, van wie je houdt en wat je gelooft. Werken in een divers team maakt het werk leuker en zorgt voor mooie resultaten in de samenleving! Voor nadere informatie kun je contact opnemen met Floris Wagenaar via of via .

<!– job description page –>