Solicitud de Propuestas: Servicios de Apoyo Logístico

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Job description

Solicitud de Propuestas Instituto de Paz de los Estados Unidos Servicios de Apoyo Logístico El Salvador / Guatemala/ Honduras Fecha de Publicación: 22 de junio de 2023 Fecha Límite: 5:00 pm EST (Hora Washington DC) - 14 de Julio de 2023 Remitir Preguntas a: Enviar propuestas a: Carla Hauer Carla Hauer Las respuestas pertinentes se pondrán a disposición de todos/as los/as oferentes por correo electrónico. No se aceptarán consultas después de la hora y fecha especificadas. La respuesta debe enviarse antes de la hora y la fecha indicadas anteriormente para ser considerada. Requisitos de envío de propuestas: Cualquier propuesta que no contenga todos los puntos especificados en la siguiente sección de Requisitos de envío será considerada como no admisible. Para obtener más detalles, incluyendo los criterios de evaluación correspondientes, por favor consulte la sección "Criterios de evaluación y requisitos de presentación". Propuesta técnica (máximo 3 páginas) CVs/Hojas de vida Costo de la Propuesta Formulario de Evaluación de Gestión Financiera (únicamente para organizaciones) Página de certificación Introducción y Antecedentes El Instituto de Paz de los Estados Unidos (USIP por sus siglas en inglés) es un instituto nacional, no partisano e independiente fundado por el Congreso de los Estados Unidos y dedicado a la premisa de que un mundo sin conflicto violento es posible, práctico y esencial para los Estados Unidos y la seguridad global. En zonas de conflicto en el extranjero, el Instituto trabaja con aliados para prevenir, mitigar y resolver el conflicto violento. Para más información, por favor visite . El Programa de América Latina (LAP por sus siglas en inglés) trabaja en ocho países del hemisferio. En Colombia, el compromiso de larga data del Instituto se extiende a lo largo de más de 15 años de amplio apoyo a constructores de paz locales, así como esfuerzos de construcción de paz de alto nivel que involucran espacios de dialogo con grupos armados. En Nicaragua y Bolivia, el Instituto apoya la búsqueda de espacios de diálogo más efectivos para quienes buscan una solución pacífica a los conflictos sociales y políticos. USIP ahora está expandiendo su trabajo de construcción de paz en El Salvador, Guatemala y Honduras, donde el Programa de América Latina busca desarrollar e implementar programas centrados en la prevención de conflictos y la reducción de la violencia mediante el abordaje de la polarización sociopolítica a través de proyectos de diálogo, capacitando a jóvenes en herramientas de consolidación de la paz, y apoyando una cultura de la legalidad. Objetivo de la Convocatoria El Programa de América Latina de USIP busca una organización de apoyo administrativo y logístico en El Salvador, Guatemala y Honduras para una serie de eventos y actividades temáticas y participativas. El oferente debe tener una atención superior a los detalles y capacidad de gestión financiera, ser capaz de mantener presupuestos actualizados y manejar con éxito una gran cantidad de tareas. El oferente también debe contar con excelentes habilidades de comunicación y ofrecer actualizaciones de estado de manera efectiva y sucinta al personal de USIP. Se requiere dominio del idioma español. El dominio del idioma inglés es una ventaja, pero no es obligatorio. Alcance del Trabajo Contexto El contratista seleccionado brindará apoyo logístico y de coordinación crucial a USIP. El contratista seleccionado reservará hoteles, organizará viajes y reservará habitaciones y servicios de refrigerio y comidas para la ejecución exitosa de múltiples eventos. El contratista seleccionado trabajará en estrecha colaboración con el personal de USIP y coordinará con los participantes y facilitadores para organizar e informar con éxito todas las consideraciones logísticas vitales para las reuniones y capacitaciones. Meta y Objetivos El objetivo es asegurar la planificación y ejecución logística fluida de tres eventos y actividades temáticos y participativos. Tipo de contrato esperado Costo más Tarifa Fija Alcance El contratista seleccionado coordinará con USIP para facilitar la organización de tres eventos, como se describe a continuación. El contratista seleccionado será responsable de la planificación logística de cada evento y su ejecución, incluidas las convocatorias a facilitadores y participantes, reservación del lugar del evento y las reservas de alojamiento, reserva de equipo técnico y la organización de viajes, transporte y servicios de refrigerio. El contratista seleccionado también garantizará el acceso a los equipos en condiciones necesarias para la transmisión virtual, registro y difusión digital. Las necesidades logísticas de cada evento variarán y el contratista seleccionado coordinará con USIP y la organización invitada que facilitará los eventos de acuerdo con las necesidades que se presenten. Los eventos tendrán lugar en algún momento entre agosto de 2023 y mayo de 2024 (fechas por confirmar). El contratista seleccionado gestionará los subcontratos con los proveedores externos necesarios, así como implementará directamente los servicios necesarios para adquirir el espacio para eventos, el alojamiento, el transporte terrestre, las comidas y los materiales para los siguientes tres eventos: Serie de Diálogos Intergeneracionales: Gestionar dos series de diálogos de 6 sesiones cada una (una en San Salvador y otra en la Ciudad de Guatemala) y brindar apoyo administrativo y logístico previo, durante y posterior a los diálogos para 35 a 50 participantes con invitados especiales u organizaciones como presentadores/facilitadores para cada sesión. Las sesiones serán presenciales y virtuales, con una dinámica participativa por parte de los asistentes. El formato es abierto de acuerdo a cada organización co-anfitriona. Cada sesión tendrá una duración de 3,5 horas y finalizará con un almuerzo. El contratista seleccionado gestionará la compra de los materiales, los honorarios de facilitación, la reserva y el pago del lugar. Cohortes de Participación Democrática: 4 visitas a 4 ciudades del El Salvador para grupos de 30 a 60 jóvenes. Los/as líderes juveniles visitarán cada municipio durante tres fines de semana. Posteriormente, se organizará un encuentro de cuatro días en San Salvador entre todos los participantes. Se deben tener en cuenta todas las habitaciones, comidas, transporte y espacios para eventos. Además, el contratista seleccionado será responsable de pagar los honorarios del facilitador. Capacitación sobre resiliencia y respuesta al trauma: Capacitación de 3 días brindando apoyo administrativo y logístico previo, durante y posterior a esta capacitación para 12 a 15 líderes juveniles y 3 facilitadores que se llevará a cabo en El Salvador, Guatemala y Honduras. El contratista seleccionado debe coordinar todo el alojamiento, comida, instalaciones de capacitación y el transporte de los participantes. En preparación para estos eventos, el contratista seleccionado proporcionará todo el apoyo logístico hasta y después de las fechas de los eventos, y entregará un informe final. El contratista seleccionado será responsable de asegurar, pagar y confirmar las reservas requeridas después de proporcionar al menos dos cotizaciones para cada categoría anterior y recibir la aprobación de USIP antes de la reserva. El contratista seleccionado deberá organizar todos los aspectos logísticos de estos tres eventos, incluidos los siguientes entregables: Asegurar y confirmar todo el transporte terrestre local. Buscar y reservar alojamiento en un hotel que no exceda la tarifa diaria autorizada por noche para la ubicación (tarifa proporcionada al contratista seleccionado por USIP antes de la reserva). Asegúrese de que haya una sala de conferencias adecuada disponible y reservada para su uso. Contratar todas las comidas y refrigerios necesarios. Proporcionar transferencias de Western Union, transferencias bancarias o efectivo en mano a los participantes, facilitadores y personal de USIP para reembolsos. Los reembolsos requieren recibos y deben ser aprobados previamente por el equipo LAP de USIP antes del desembolso. Los reembolsos incluyen, pero no se limitan a: comidas; costos de materiales incurridos por el personal de USIP y los facilitadores (impresión, materiales); taxis locales durante el programa (para el personal de la USIP); y, gastos imprevistos para el personal de la USIP. Organizar las necesidades de capacitación de las organizaciones coanfitrionas, incluido el diseño de la sala, requisitos técnicos, materiales y pagos. Asegurar que los espacios de capacitación estén equipados con las necesidades técnicas y materiales necesarios (a coordinar con los capacitadores y el personal de la USIP). Preparar materiales de capacitación para los eventos, que incluyan la impresión de los libros de trabajo de los participantes, materiales de capacitación complementarios, memorandos de logística, etc. Todo lo que requiera que el contratista seleccionado imprima será proporcionado por adelantado por el equipo de LAP de USIP. Cronograma Tentativo A continuación, se proporciona un cronograma tentativo para la finalización de los entregables. USIP trabajará con el contratista seleccionado para finalizar los entregables y las fechas de vencimiento de los entregables tras la selección. Entregables Fecha de Entrega Estimada En coordinación con USIP, desarrollar un Plan de Trabajo Agosto 4, 2023 Informes de estado (descripción de las tareas y narrativa del presupuesto) Quincenal Informe Narrativo con documentación de apoyo. Trimestral Implementación del Dialogo Intergeneracional tanto en El Salvador como en Guatemala, incluyendo la coordinación con las organizaciones invitadas, pago de honorarios a los facilitadores, reserva del lugar, compra de materiales, disposición de las salas, equipo técnico y servicio de comida . click apply for full job details

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