Supervisor de oficina

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Job description

Resumen:
El Supervisor de Oficina dirige, administra, supervisa y apoya todos los aspectos de las funciones administrativas, así como también apoya a la Gestión de Operaciones en su área de responsabilidad. Por lo general, admite al menos una cuenta de cliente y tiene al menos 2 miembros del personal de CSR responsables y reportando al Gerente General.

Responsabilidades:
Supervisa al personal administrativo/de RSC en el día a día, normalmente más de dos empleados.

Se comunica estrechamente con el personal de servicio al cliente para garantizar el mantenimiento de un alto nivel de satisfacción del cliente a través de comunicaciones abiertas con los clientes, las operaciones y la alta dirección.

Distribuir los procedimientos y garantizar la capacitación adecuada para el personal apropiado después de que se hayan identificado los procedimientos iniciales de la cuenta.

Dirige todas las actividades de cuentas por pagar, incluido el proceso de solicitud de compra y el proceso de comprobantes pagaderos de acuerdo con los estándares corporativos emitidos.

Coordina las actividades de cuentas por cobrar con el Departamento de Cuentas por Cobrar Corporativa. Esto incluirá esfuerzos de cobro de cuentas por cobrar y revisión de problemas/errores de facturación.

Garantiza que los cierres de fin de semana y mes estén completos. Esto incluirá la capacitación de una persona de respaldo responsable del mismo.

Produce informes contables de fin de mes y Flash dentro del límite de tiempo establecido por el cronograma de entregas de Contabilidad.

Coordina los esfuerzos de fin de mes para garantizar que las facturaciones transaccionales y accesorias se completen con precisión.

Produce Flash semanal y Interfaz de Cuentas por Cobrar.

Produce un informe de revisión de P&L.

Asegurar la capacitación cruzada del personal administrativo en los informes mensuales.

Ayuda en auditorías manuales corporativas y de instalaciones para garantizar el cumplimiento de las instalaciones.

Dirige todos los esfuerzos de preparación de nómina y garantiza que los controles de nómina sean precisos y puntuales. Esto incluye el cumplimiento de la política de nómina.

Mantiene todos los registros de nómina de manera confidencial y organizada.

Responsable de las funciones administrativas de recursos humanos, como introducir cambios salariales, proceso de despido, recopilación de datos de nuevos empleados, seguimiento de PTO y procesamiento de formularios de disciplina progresiva.

Lleva a cabo el proceso de salida del personal administrativo y por horas (cuando corresponda).

Audita y garantiza que se mantenga una copia de seguridad adecuada para el inventario de los clientes y las transacciones de facturación.

Garantiza que los documentos transaccionales y de respaldo se realicen correctamente y que se mantenga un registro organizado de los elementos almacenados.

Audita los registros de actividad semanales para garantizar que se produzcan estadísticas diarias precisas.

Coordina la distribución de materiales corporativos según sea necesario.

Asiste al Gerente General en el desarrollo de cronogramas de vacaciones, cronogramas de trabajo y cronogramas de revisión anual.

Asegúrese de que se complete una copia de seguridad del WMS (si es necesario) y se retire del sitio diariamente.

Identifica áreas de oportunidad de mejora de procesos mediante la revisión de SOP.

Garantiza que se mantengan los niveles adecuados de los suministros necesarios.

Garantiza que el correo se maneje de manera acelerada.

Garantizar el mantenimiento de los equipos de telecomunicaciones.

Garantiza saludos telefónicos y brinda asistencia de forma profesional y constante.

Garantiza que la política de seguridad para los visitantes se maneje correctamente: se sigue el inicio de sesión, se emiten y recogen credenciales al cerrar sesión.

Garantiza que la entrada de datos sea precisa.

Realiza tareas o proyectos según sea necesario por el Gerente General.

Calificaciones:
Se requiere diploma de escuela secundaria, se prefiere título de asociado

Al menos 2-4 años de experiencia en supervisión.

Experiencia en centro de distribución/cumplimiento, preferiblemente

Aplicaciones informáticas que utilizan software basado en MS Office.

Habilidades medibles de servicio al cliente.

Aplicaciones informáticas que utilizan software basado en MS Office.

Debe ser flexible para adaptarse a entornos cambiantes.

Debe trabajar dentro de la naturaleza confidencial del puesto.

KRONOS, experiencia en sistemas de nómina

Excelentes habilidades analíticas y matemáticas.

Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita.

Se prefiere experiencia en recursos humanos.

Se prefiere bilingüe (español), no es obligatorio.

Capacidad y disponibilidad para trabajar en horarios irregulares o extendidos, incluidas noches, fines de semana y feriados, según lo necesite el cliente.

Caminar dentro de las instalaciones y por el área con cierta frecuencia; Las instalaciones tienen más de un cuarto de milla de largo.

Expuesto a niveles mínimos de ruido, condiciones de iluminación y cierta variación de temperatura y capaz de acceder a todas las áreas del edificio sin limitaciones.

Empleador que ofrece Igualdad de Oportunidades/Veteranos Protegidos/Individuos con Discapacidades

El contratista no despedirá ni discriminará de ninguna otra manera a los empleados o solicitantes porque hayan preguntado, discutido o revelado su propio salario o el salario de otro empleado o solicitante. Sin embargo, los empleados que tienen acceso a la información de compensación de otros empleados o solicitantes como parte de sus funciones laborales esenciales no pueden revelar el salario de otros empleados o solicitantes a personas que de otro modo no tendrían acceso a la información de compensación, a menos que la divulgación sea (a ) en respuesta a una queja o cargo formal, (b) en cumplimiento de una investigación, procedimiento, audiencia o acción, incluida una investigación realizada por el empleador, o (c) de conformidad con el deber legal del contratista de proporcionar información. 41 CFR 60-1.35(c)

Solicitantes del condado de Los Ángeles: La Compañía considerará a los solicitantes calificados, incluidos aquellos con antecedentes penales, de manera consistente con las leyes estatales y locales aplicables.

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