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Community Voice Coordinator (BL) / Coordinador de la Voz Comunitaria (BL)
Second Harvest Foodbank of Southern Wisconsin
2024-11-12 13:37:25
Madison, Wisconsin, United States
Job type: fulltime
Job industry: Administration
Job description
Description: Summary: The Community Voice Coordinator (CVC) will coordinate and execute administration, data collection and community engagement activities that advance neighbor community voice initiatives at Second Harvest Foodbank. Community voice includes stories & interviews, focus groups, and other methods of gathering feedback from neighbors experiencing food insecurity across our 16-county service area.
Position Responsibilities
Administration
- Develop personalized outreach materials to engage and recruit focus group and survey participants -informational flyers, event invitations and resource materials for distribution.
- Develop and manage survey and focus group planning documents and serve as a liaison to community partners who participate in collaborative community engagement activities
- Manage communication with focus group participants and agency partner collaborators
- Coordinate compensation for community voice focus groups and surveys
- Inventory community incentive gift cards; track and monitor budget items related to neighbor compensation
- Support foundational data curation to prepare for survey and focus group implementation
- Support analysis of focus group and survey results
- Update and maintain SOPs and documented best practices for community engagement
- Produce post engagement summary reports and communicate survey results with partners & SHF internal teams; produce annual community voice report
- Provide administrative support for a new Partner Advisory Group, facilitated by the Partnership & Programs Team- meeting reminders to participants, attend meetings, and review shared notes with the P&P administrative support specialist
- Support administration and materials development for community voice related mini-grants for community partners
- Maintain community engagement calendar of activities and communication
- Translate materials and resources for community engagement related activities into Spanish
- Administer surveys at community partner locations across a 16-county service area following organizational best practices for community engagement
- Facilitate community focus groups and conversations using the Cortico-local voices research tool and other frameworks for small group dialogue
- Engage with neighbors experiencing food insecurity by attending community engagement outreach events and community engagement activities that work towards visibility and trust within the community
- Identify opportunities to engage neighbors and pantry guests in supporting community voice efforts at SHF
- Create pathways to advocacy for neighbors experiencing food insecurity by connecting folx with opportunities to amplify their voice- organizational storytelling, Feeding Wisconsin, etc.
- Support distribution of partner and neighbor communications related to voter engagement.
- Serve as a bridge between neighbor voice and partner voices initiatives at SHF- providing regular updates across teams
- Become trained and serve as a platform lead for the Cortico local voices tool and other identified community voice engagement frameworks
- Engage with community respectfully and responsibly, serving as a model and champion for asset-based community engagement practices & SHF values
- Proactively and positively manage issues with neighbors and community partners as they arise.
- Promote team culture & SHF values in all working relationships with co-workers
- Participate in survey design with the Data & Research Curator & Director of Volunteer & CE
Communication
- Bilingual (Spanish) written and oral communication skills for conversation and formal writing/translation
- Relationship-builder with an understanding of community voice and seeking opportunities to support community-driven solutions
- Excellent written communication skills with the ability to write reports, business correspondence and procedure manuals; relate well to all levels of the organization, ability to build appropriate rapport.
- Ability to make effective group presentations and conduct productive meetings.
- Accurately provide and receive information in oral and written communications; consistently offer ideas, opinions, or information in an articulate, professional way.
- Ability to respond effectively to the most sensitive inquiries and complaints.
- Ability to communicate the branded message internally and externally (mission, vision, values).
- Ability to write reports, business correspondence, and standard operating procedures.
- Ability to facilitate diverse large group conversations and presentations .
- To perform this job successfully, the individual should have intermediate knowledge of the following computer software programs.
- Microsoft Office Suite
- Google WorkSpace
- Health, Dental, Vision Insurance
- 401(k) with 5% match
- Short & Long Term Disability Insurance
- Life Insurance
- PTO starting at 23 Days per year
- 15 Paid Holidays per year
- Paid Family Leave
- Employment Transition Pay
- Tuition Reimbursement
- To ensure consideration, please by 11.10.24
Resumen: El Coordinador de la Voz Comunitaria (CVC por sus siglas en inglés) coordinará y ejecutará actividades de administración, recopilación de datos y participación comunitaria que impulsen las iniciativas de voz de la comunidad vecina en La Despensa de Alimentos Second Harvest.
Responsabilidades y funciones
Administración
- Desarrollar materiales de divulgación personalizados para involucrar y reclutar participantes de encuestas y grupos de enfoque - folletos informativos, invitaciones a eventos y materiales de recursos para su distribución mediante el programa Canva o una plataforma similar.
- Desarrollar y gestionar documentos de planificación de encuestas y grupos de enfoque y servir como enlace para los socios comunitarios que participan en actividades colaborativas de participación comunitaria.
- Manejar la comunicación con los participantes de los grupos de enfoque y los colaboradores de las agencias asociadas
- Coordinar la compensación para encuestas y grupos de enfoque de voz de la comunidad
- Llevar inventario de tarjetas de regalo de incentivo comunitario; rastrear y monitorear las partidas presupuestarias relacionadas con la compensación a los vecinos
- Apoyar la preservación de datos fundamentales para prepararse para la implementación en encuestas y grupos de enfoque
- Bajo la dirección del Preservador de Datos e Investigación, apoyar el análisis de los resultados de las encuestas y los grupos de enfoque
- actualizar y mantener los SOP y las mejores prácticas documentadas para la participación de la comunidad
- producir informes resumidos posteriores a la participación y comunicar los resultados de las encuestas con los socios y los equipos internos de SHF; producir un informe anual sobre la voz de la comunidad
- Proporcionar apoyo administrativo para un nuevo Grupo Asesor de Socios, facilitado por el Equipo de Programas y Asociaciones: recordatorios de reuniones para los participantes, asistir a reuniones y revisar notas compartidas con el especialista en soporte administrativo de P&P
- Apoyar la administración y el desarrollo de materiales para mini subvenciones relacionadas con la voz de la comunidad para socios comunitarios
- Mantener un calendario de actividades y comunicación de participación comunitaria
- Traducir al español materiales y recursos para actividades relacionadas con la participación comunitaria
- Administrar encuestas en sitios de socios comunitarios en un área de servicio a lo largo de 16 condados siguiendo las mejores prácticas organizacionales para la participación comunitaria
- Facilitar conversaciones y grupos de enfoque comunitarios utilizando la herramienta de investigación de voces locales de Cortio y otros marcos para el diálogo en grupos pequeños
- Interactuar con vecinos que experimentan inseguridad alimentaria asistiendo a eventos de participación comunitaria y actividades de participación comunitaria que trabajan para lograr visibilidad y confianza dentro de la comunidad
- Identificar oportunidades para involucrar a vecinos e invitados de la despensa para que apoyen los esfuerzos de voz de la comunidad en SHF
- Coordinar y liderar sesiones informativas sobre la voz de los vecinos y las mini subvenciones de SHF para socios y colaboradores de la comunidad
- Crear vías de apoya para los vecinos que experimentan inseguridad alimentaria conectando a las personas con oportunidades para amplificar su voz: narraciones organizacionales, Feeding Wisconsin, etc.
- Apoyar la distribución de comunicaciones de socios y vecinos relacionadas con la participación de los votantes
- Servir como puente entre las iniciativas de voces de vecinos y voces de socios en SHF, proporcionando actualizaciones periódicas entre los equipos
- Capacitarse y servir como un líder de plataforma para la herramienta de voces locales de Cortio y otros marcos de participación de voces comunitarias identificados
- Interactuar con la comunidad de manera respetuosa y responsable . click apply for full job details
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